ایرشیت چه تفاوتی با فرمسازهای ساده دارد؟
فرمسازهای ساده معمولاً برای یک کار مشخص طراحی شدهاند: ساخت فرم و دریافت اطلاعات از کاربران. با یک فرمساز ساده میتوان فرم ثبتنام، فرم تماس، فرم نظرسنجی، فرم سفارش یا فرم دریافت اطلاعات ساخت. کاربر فرم را تکمیل میکند و پاسخها در یک لیست یا فایل ذخیره میشوند. اما ایرشیت فقط فرمساز نیست. ایرشیت یک پلتفرم ساخت سامانه است. یعنی فرم، فقط یکی از بخشهای سامانه است و در کنار آن میتوان جدول، فیلد، نما، فرایند، نقش، دسترسی، درگاه، داشبورد، خودکارسازی و گزارش هم طراحی کرد. به زبان ساده، فرمساز ساده فقط اطلاعات را دریافت میکند؛ اما ایرشیت کمک میکند اطلاعات دریافتشده را مدیریت، پیگیری، تحلیل و تبدیل به یک فرایند کاری کند. تفاوت اول: فرمساز فقط نقطه ورود اطلاعات است در فرمسازهای ساده، تمرکز اصلی روی طراحی فرم و دریافت پاسخ است. برای مثال، یک فرم ثبت درخواست میسازیم. کاربر نام، شماره تماس، عنوان درخواست و توضیحات را وارد میکند. پاسخها در یک لیست ذخیره میشوند. اما بعد از ثبت اطلاعات، معمولاً امکانات مدیریتی محدود است. اینکه چه کسی درخواست را بررسی کند، وضعیت درخواست چه باشد، چه کسی مسئول پیگیری شود، کاربر چطور وضعیت درخواست خود را ببیند، مدیر چطور گزارش بگیرد و دسترسیها چطور کنترل شوند، در فرمسازهای ساده یا وجود ندارد یا بسیار محدود است. در ایرشیت، فرم فقط شروع مسیر است. بعد از ثبت فرم، اطلاعات وارد جدول میشود، میتواند وضعیت بگیرد، به مسئول مشخص ارجاع شود، در نمای فرایند قرار بگیرد، در داشبورد گزارش شود و از طریق درگاه برای کاربر قابل پیگیری باشد. تفاوت دوم: ایرشیت دادهها را ساختاریافته مدیریت میکند در فرمسازهای ساده، معمولاً پاسخهای فرم در قالب یک لیست یا خروجی ذخیره میشوند. اما در ایرشیت، دادهها در جدولهای ساختاریافته قرار میگیرند. برای هر اطلاعات، نوع فیلد مشخص میشود: نام و توضیحات از نوع متن تاریخ جلسه از نوع تاریخ مبلغ از نوع عدد وضعیت از نوع لیست پیوست از نوع فایل مشتری از نوع لینک به رکورد محاسبات و گزارشها از طریق فیلدهای آماری این ساختار باعث میشود دادهها فقط ذخیره نشوند، بلکه قابل فیلتر، جستجو، مرتبسازی، ارتباطدهی و گزارشگیری باشند. برای مثال، در یک فرمساز ساده ممکن است فقط پاسخهای فرم ثبتنام دوره را ببینیم. اما در ایرشیت میتوانیم ثبتنام را به دانشجو، دوره، پرداخت، کلاس و وضعیت حضور وصل کنیم. تفاوت سوم: ارتباط بین اطلاعات در ایرشیت جدیتر است فرمساز ساده معمولاً هر فرم را به صورت مستقل مدیریت میکند. مثلاً یک فرم برای ثبت مشتری داریم و یک فرم برای ثبت سفارش. اما ارتباط حرفهای بین مشتری و سفارش ممکن است محدود باشد. در ایرشیت میتوان جدول مشتریان، سفارشها، پرداختها و محصولات را جداگانه ساخت و بین آنها ارتباط ایجاد کرد. برای مثال: هر سفارش به یک مشتری وصل میشود. هر پرداخت به یک سفارش وصل میشود. هر آیتم سفارش به یک محصول وصل میشود. هر مشتری میتواند چند سفارش داشته باشد. این ارتباطها باعث میشود گزارشهای دقیقتری داشته باشیم. مثلاً بتوانیم ببینیم هر مشتری چند سفارش داشته، مجموع خرید او چقدر بوده و آخرین سفارش او چه زمانی ثبت شده است. تفاوت چهارم: ایرشیت فرایند کاری میسازد فرمسازها معمولاً فقط اطلاعات را میگیرند. اما در کارهای سازمانی، ثبت اطلاعات کافی نیست. برای مثال، وقتی یک درخواست خرید ثبت میشود، این درخواست باید چند مرحله را طی کند: ثبت درخواست بررسی مدیر واحد بررسی مالی استعلام قیمت اقدام خرید تحویل کالا بسته شدن درخواست در یک فرمساز ساده، فرم ثبت درخواست ساخته میشود، اما مدیریت این مراحل معمولاً ساده و کامل نیست. در ایرشیت، میتوان برای همین درخواست یک نمای فرایند طراحی کرد. هر درخواست به صورت یک کارت در مرحله مربوط به خود قرار میگیرد و کاربران مختلف بر اساس نقش خود آن را بررسی میکنند. یعنی ایرشیت فقط فرم ثبت درخواست نیست؛ مسیر کامل رسیدگی به درخواست را هم مدیریت میکند. تفاوت پنجم: کنترل دسترسی در ایرشیت دقیقتر است در فرمسازهای ساده، معمولاً دسترسیها محدودتر هستند. شاید بتوان مشخص کرد چه کسی فرم را ببیند یا پاسخها را دریافت کند، اما کنترل دقیقتر معمولاً سختتر است. در ایرشیت میتوان دسترسیها را در چند سطح تعریف کرد: دسترسی به سامانه دسترسی به جدول دسترسی به رکورد دسترسی به فیلد دسترسی به نما دسترسی به درگاه دسترسی به عملیاتهایی مثل مشاهده، ایجاد، ویرایش و حذف برای مثال، در سامانه پشتیبانی: مشتری فقط تیکتهای خودش را میبیند. کارشناس فقط تیکتهای اختصاصدادهشده به خودش را میبیند. مدیر پشتیبانی همه تیکتها را میبیند. مدیر سامانه به تنظیمات و نقشها دسترسی دارد. این سطح از کنترل در یک فرمساز ساده معمولاً در دسترس نیست یا نیاز به ابزارهای مکمل دارد. تفاوت ششم: ایرشیت درگاه کاربری دارد در فرمساز ساده، کاربر معمولاً فقط فرم را پر میکند و نهایتاً شاید پیام ثبت موفق ببیند. اما در ایرشیت میتوان برای کاربران درگاه طراحی کرد. درگاه یعنی یک محیط ساده و کنترلشده که کاربر میتواند وارد آن شود، فرم تکمیل کند، اطلاعات خودش را ببیند و وضعیت کارهایش را پیگیری کند. برای مثال، در درگاه مشتریان: ثبت تیکت جدید تیکتهای من وضعیت رسیدگی پاسخهای پشتیبانی راهنما و اطلاعیهها در درگاه کارکنان: ثبت درخواست مرخصی درخواستهای من برنامه جلسات فرمهای داخلی اطلاعیهها پس ایرشیت فقط فرم نمیسازد؛ محیط استفاده کاربر نهایی را هم طراحی میکند. تفاوت هفتم: گزارش و داشبورد در ایرشیت کاملتر است فرمسازهای ساده معمولاً خروجی پاسخها را نشان میدهند و شاید چند نمودار ساده داشته باشند. اما در ایرشیت میتوان داشبورد مدیریتی طراحی کرد. برای مثال، در سامانه پشتیبانی میتوان داشبوردی ساخت که نشان دهد: چند تیکت باز داریم؟ چند تیکت فوری ثبت شده؟ میانگین زمان رسیدگی چقدر است؟ کدام کارشناس بیشترین تیکت باز را دارد؟ کدام نوع مشکل بیشتر تکرار شده است؟ در سامانه فروش: تعداد سفارشها مجموع فروش سفارشهای پرداختشده مشتریان برتر محصولات پرفروش عملکرد کارشناسان فروش این یعنی دادههایی که از فرم وارد شدهاند، در ایرشیت میتوانند به گزارش مدیریتی و ابزار تصمیمگیری تبدیل شوند. تفاوت هشتم: خودکارسازی در ایرشیت فراتر از ثبت فرم است در فرمسازها ممکن است بعد از ثبت فرم، یک پیام یا ایمیل ارسال شود. اما در ایرشیت میتوان خودکارسازیهای فرایندیتری طراحی کرد. برای مثال: وقتی فرم درخواست ثبت شد، وضعیت روی «ثبت شده» قرار بگیرد. اگر نوع درخواست «مالی» بود، مسئول پیگیری واحد مالی تعیین شود. اگر اولویت تیکت «فوری» بود، به مدیر پشتیبانی اطلاع داده شود. وقتی سفارش پرداخت شد، وضعیت ارسال روی «آماده ارسال» قرار بگیرد. وقتی پروژه جدید ایجاد شد، چند وظیفه اولیه به صورت خودکار ساخته شود. این خودکارسازیها باعث میشوند فرم فقط ورودی اطلاعات نباشد، بلکه شروع یک جریان کاری هوشمند باشد. مثال کاربردی: فرم ثبت درخواست پشتیبانی در یک فرمساز ساده، میتوان فرم ثبت درخواست پشتیبانی ساخت. کاربر اطلاعات زیر را وارد میکند: نام شماره تماس عنوان مشکل توضیحات فایل پیوست بعد پاسخ در لیست پاسخها ذخیره میشود. اما در ایرشیت، همین فرم میتواند بخشی از یک سامانه پشتیبانی کامل باشد. بعد از ثبت فرم: تیکت در جدول تیکتها ثبت میشود. وضعیت آن روی «ثبت شده» قرار میگیرد. اگر اولویت فوری باشد، به مدیر اطلاع داده میشود. تیکت به کارشناس مربوطه اختصاص داده میشود. در نمای فرایند وارد مرحله رسیدگی میشود. مشتری در درگاه خودش وضعیت تیکت را میبیند. مدیر در داشبورد، تعداد تیکتهای باز و عملکرد کارشناسان را بررسی میکند. اینجا تفاوت اصلی روشن میشود: فرمساز فقط فرم ثبت تیکت را میسازد؛ ایرشیت سامانه پشتیبانی را میسازد. مثال کاربردی: فرم ثبتنام دوره در فرمساز ساده، میتوان فرم ثبتنام دوره ساخت و اطلاعات شرکتکنندگان را دریافت کرد. اما اگر بخواهیم دورهها، دانشجویان، ثبتنامها، پرداختها، کلاسها، حضور و غیاب و گزارشها را مدیریت کنیم، فرمساز ساده کافی نیست. در ایرشیت میتوان ساختار کاملتری طراحی کرد: جدول دانشجویان جدول دورهها جدول ثبتنامها جدول پرداختها فرم ثبتنام ویترین دورهها تقویم کلاسها درگاه دانشجو داشبورد ثبتنامها وضعیت پرداخت و حضور پس ثبتنام فقط یک فرم نیست؛ بخشی از یک سامانه آموزشی است. چه زمانی فرمساز ساده کافی است؟ فرمساز ساده زمانی مناسب است که فقط بخواهید اطلاعاتی را دریافت کنید و مدیریت بعد از آن خیلی پیچیده نباشد. مثلاً: فرم تماس با ما فرم نظرسنجی کوتاه فرم ثبتنام ساده فرم دریافت اطلاعات اولیه فرم جمعآوری بازخورد اگر فقط میخواهید چند پاسخ دریافت کنید و بعداً خروجی بگیرید، فرمساز ساده میتواند کافی باشد. چه زمانی ایرشیت انتخاب بهتری است؟ ایرشیت زمانی مناسبتر است که فرم فقط شروع کار باشد و بعد از ثبت اطلاعات، نیاز به مدیریت، پیگیری و گزارش داشته باشید. مثلاً وقتی نیاز دارید: درخواستها وضعیت داشته باشند. رکوردها به افراد مسئول ارجاع شوند. کاربران فقط اطلاعات خودشان را ببینند. فرایند چندمرحلهای داشته باشید. داشبورد مدیریتی بسازید. اطلاعات به جدولهای دیگر وصل شوند. درگاه برای کاربران طراحی شود. خودکارسازی انجام شود. دسترسیها دقیق کنترل شوند. در این شرایط، ایرشیت از یک فرمساز ساده بسیار کاملتر است. جمعبندی فرمسازهای ساده برای ساخت فرم و دریافت پاسخ مناسب هستند. اما ایرشیت برای ساخت سامانههای اطلاعاتی، فرایندی و سازمانی طراحی شده است. در فرمساز ساده، فرم معمولاً پایان کار است. اما در ایرشیت، فرم شروع یک جریان کاری است. اطلاعات از فرم وارد جدول میشود، به رکوردهای دیگر مرتبط میشود، وارد فرایند میشود، بر اساس نقشها کنترل میشود، در داشبورد گزارش میشود و از طریق درگاه برای کاربران قابل پیگیری میشود. اگر نیاز شما فقط دریافت چند پاسخ ساده است، فرمساز میتواند کافی باشد. اما اگر میخواهید اطلاعات را مدیریت کنید، فرایند بسازید، دسترسی تعریف کنید، گزارش بگیرید و سامانه واقعی بسازید، ایرشیت انتخاب کاملتری است.