ایرشیت چه تفاوتی با ابزارهای مدیریت پروژه دارد؟
ابزارهای مدیریت پروژه معمولاً برای برنامهریزی، تقسیم کار، پیگیری وظایف، زمانبندی، مدیریت تیم و کنترل پیشرفت پروژه طراحی شدهاند. ابزارهایی مثل نرمافزارهای کانبان، تسکمنیجرها و ابزارهای برنامهریزی پروژه، بیشتر روی این سؤال تمرکز دارند: چه کاری باید انجام شود؟ چه کسی مسئول آن است؟ تا چه زمانی باید انجام شود؟ و وضعیت انجام آن در چه مرحلهای است؟ اما ایرشیت فقط ابزار مدیریت پروژه نیست. ایرشیت یک پلتفرم ساخت سامانه است که میتواند مدیریت پروژه را هم پوشش دهد، اما در کنار آن امکان طراحی دادهها، فرمها، فرایندها، نقشها، دسترسیها، داشبوردها، درگاهها و ارتباط بین موجودیتهای مختلف را فراهم میکند. به زبان ساده، ابزار مدیریت پروژه بیشتر برای مدیریت وظایف و تیم پروژه استفاده میشود، اما ایرشیت برای ساخت سامانههای اطلاعاتی و فرایندی کاربرد دارد؛ سامانههایی که ممکن است یکی از بخشهای آن مدیریت پروژه باشد. تفاوت اول: تمرکز ابزارهای مدیریت پروژه روی وظیفه است در ابزارهای مدیریت پروژه، معمولاً محور اصلی «تسک» یا «وظیفه» است. مثلاً یک پروژه تعریف میشود، بعد برای آن وظایف مختلف ایجاد میکنیم: طراحی صفحه اصلی آمادهسازی محتوا بررسی فنی تست نهایی تحویل به کارفرما برای هر وظیفه میتوان مسئول، تاریخ شروع، تاریخ پایان، وضعیت، اولویت و توضیحات مشخص کرد. اما در ایرشیت، پروژه فقط مجموعهای از وظایف نیست. میتوان برای پروژه، ساختار اطلاعاتی کاملتری طراحی کرد. مثلاً در یک سامانه مدیریت پروژه در ایرشیت میتوانیم جدولهای جداگانه داشته باشیم: پروژهها وظایف اعضای تیم کارفرماها قراردادها پرداختها جلسات مصوبات فایلها گزارشهای پیشرفت یعنی ایرشیت فقط وظیفهها را مدیریت نمیکند؛ بلکه دادههای مرتبط با پروژه را هم به شکل ساختاریافته نگهداری میکند. تفاوت دوم: ایرشیت فقط برای پروژه نیست ابزارهای مدیریت پروژه معمولاً برای تیمهایی مناسباند که میخواهند کارها، وظایف و زمانبندی پروژهها را مدیریت کنند. اما ایرشیت میتواند برای انواع سامانهها استفاده شود؛ نه فقط مدیریت پروژه. مثلاً با ایرشیت میتوان ساخت: سامانه مدیریت مشتریان سامانه ثبت درخواستهای داخلی سامانه پشتیبانی مشتریان سامانه مدیریت قراردادها سامانه منابع انسانی سامانه رزرو اتاق جلسه سامانه مدیریت دورههای آموزشی سامانه فروش و سفارشها سامانه مدیریت مدارک سامانه ثبت هزینه و درآمد سامانه مدیریت پروژه پس مدیریت پروژه فقط یکی از کاربردهای ایرشیت است، نه تمام آن. تفاوت سوم: مدل داده در ایرشیت قابل طراحی است در ابزارهای مدیریت پروژه، ساختار دادهها معمولاً از قبل مشخص است. شما معمولاً با مفاهیمی مثل پروژه، وظیفه، لیست، برد، مهلت، مسئول و کامنت کار میکنید. اما در ایرشیت میتوانید مدل داده را متناسب با نیاز خودتان طراحی کنید. برای مثال، اگر پروژههای شما به قرارداد، پرداخت، جلسات و کارفرما وابسته هستند، میتوانید این موجودیتها را جداگانه بسازید و به هم وصل کنید. مثلاً: هر پروژه به یک کارفرما وصل شود. هر پروژه چند قرارداد داشته باشد. هر قرارداد چند پرداخت داشته باشد. هر پروژه چند جلسه داشته باشد. هر جلسه چند مصوبه داشته باشد. هر مصوبه به یک مسئول پیگیری وصل شود. هر وظیفه به پروژه و عضو تیم مربوط باشد. این سطح از طراحی داده در ابزارهای ساده مدیریت پروژه معمولاً محدودتر است. تفاوت چهارم: ایرشیت برای فرایندهای سازمانی گستردهتر مناسب است ابزارهای مدیریت پروژه برای پیگیری کارها مناسباند، اما بسیاری از فرایندهای سازمانی فقط مدیریت پروژه نیستند. برای مثال، فرایند درخواست خرید، فرایند جذب نیرو، فرایند رسیدگی به شکایت مشتری، فرایند تأیید قرارداد یا فرایند ثبتنام آموزشی، همه ممکن است مرحلهبهمرحله باشند، اما الزاماً «پروژه» نیستند. در ایرشیت میتوان این فرایندها را هم طراحی کرد. مثلاً فرایند درخواست خرید: ثبت درخواست بررسی مدیر واحد بررسی مالی استعلام قیمت خرید تحویل بسته شدن درخواست یا فرایند جذب نیرو: ثبت رزومه بررسی اولیه مصاحبه منابع انسانی مصاحبه فنی ارسال پیشنهاد همکاری استخدام رد شده اینها شبیه مدیریت پروژه نیستند، اما فرایندهای واقعی کسبوکار هستند. ایرشیت برای طراحی چنین فرایندهایی انعطاف بیشتری دارد. تفاوت پنجم: فرم و درگاه در ایرشیت نقش جدیتری دارند در ابزارهای مدیریت پروژه، معمولاً کاربران داخلی تیم وارد ابزار میشوند و وظایف خود را میبینند. اما در ایرشیت میتوان برای کاربران بیرونی یا غیرتخصصی، فرم و درگاه طراحی کرد. برای مثال، در یک سامانه مدیریت پروژه سازمانی: کارفرما میتواند از طریق درگاه، وضعیت پروژههای خودش را ببیند. اعضای تیم میتوانند وظایف خود را مشاهده کنند. مدیر پروژه میتواند گزارش پیشرفت را ثبت کند. واحد مالی میتواند پرداختهای پروژه را بررسی کند. مدیر ارشد میتواند داشبورد کلی پروژهها را ببیند. یا در یک سامانه درخواست داخلی: کارمند فقط فرم ثبت درخواست را میبیند. مدیر واحد درخواستهای مربوط به واحد خودش را بررسی میکند. واحد مالی بخش مالی را میبیند. مدیر سامانه تنظیمات را مدیریت میکند. این یعنی ایرشیت فقط محیط داخلی تیم پروژه نیست؛ میتواند تجربههای متفاوت برای نقشهای مختلف بسازد. تفاوت ششم: کنترل دسترسی در ایرشیت میتواند دقیقتر طراحی شود در ابزارهای مدیریت پروژه، معمولاً دسترسی بر اساس پروژه، تیم یا برد تعریف میشود. اما در ایرشیت میتوان دسترسی را در چند سطح کنترل کرد: دسترسی به سامانه دسترسی به جدول دسترسی به رکورد دسترسی به فیلد دسترسی به نما دسترسی به صفحه درگاه دسترسی به عملیاتهایی مثل مشاهده، ایجاد، ویرایش یا حذف برای مثال، در یک سامانه مدیریت پروژه: عضو تیم فقط وظایف خودش را ببیند. مدیر پروژه همه وظایف پروژه خودش را ببیند. مدیر مالی فقط فیلدهای مالی پروژه را مشاهده کند. کارفرما فقط وضعیت کلی پروژه و گزارشهای مجاز را ببیند. مدیرعامل فقط داشبورد پروژهها را مشاهده کند. مدیر سامانه امکان تغییر ساختار و دسترسیها را داشته باشد. این سطح از کنترل برای پروژههای سازمانی، قراردادها و دادههای حساس بسیار مهم است. تفاوت هفتم: داشبوردهای ایرشیت میتوانند فراتر از پیشرفت پروژه باشند در ابزارهای مدیریت پروژه، گزارشها معمولاً حول وضعیت وظایف، زمانبندی، پیشرفت و عملکرد اعضای تیم هستند. اما در ایرشیت، چون دادهها قابل طراحی و ارتباطدهی هستند، داشبوردها میتوانند ترکیبیتر باشند. مثلاً در داشبورد پروژهها میتوان نمایش داد: تعداد پروژههای فعال پروژههای عقبافتاده وظایف باز وظایف انجامشده پیشرفت هر پروژه مبلغ قرارداد هر پروژه پرداختهای دریافتشده مطالبات باقیمانده جلسات برگزارشده مصوبات باز کارفرماهای فعال پروژهها بر اساس واحد سازمانی یعنی داشبورد در ایرشیت فقط درباره تسکها نیست؛ میتواند دادههای مالی، قراردادی، عملیاتی و مدیریتی را هم کنار هم نشان دهد. تفاوت هشتم: ایرشیت برای ساخت سامانههای ترکیبی مناسبتر است در بسیاری از سازمانها، یک نیاز فقط مدیریت پروژه نیست. مثلاً یک شرکت خدماتی ممکن است بخواهد پروژهها، قراردادها، پرداختها، مشتریان، جلسات، فایلها و درخواستهای پشتیبانی را کنار هم مدیریت کند. ابزار مدیریت پروژه بخش وظایف را خوب پوشش میدهد، اما برای مدیریت کامل این ساختار، ممکن است به چند ابزار دیگر نیاز باشد. در ایرشیت میتوان این بخشها را در قالب یک سامانه ترکیبی طراحی کرد. برای مثال: جدول مشتریان جدول قراردادها جدول پروژهها جدول وظایف جدول پرداختها جدول جلسات جدول مصوبات جدول فایلها داشبورد مدیریتی درگاه کارفرما این ساختار کمک میکند اطلاعات پراکنده نباشند و ارتباط بین آنها حفظ شود. مثال کاربردی: مدیریت پروژه در یک شرکت خدماتی فرض کنید یک شرکت خدماتی برای مشتریان مختلف پروژه اجرا میکند. در یک ابزار مدیریت پروژه، احتمالاً برای هر پروژه یک برد ساخته میشود و وظایف داخل آن مدیریت میشوند. اما در ایرشیت میتوان سامانه کاملتری طراحی کرد. جدول کارفرماها برای اطلاعات مشتریان سازمانی. جدول پروژهها برای ثبت پروژههای هر کارفرما. جدول قراردادها برای نگهداری قراردادهای مرتبط با پروژهها. جدول پرداختها برای ثبت دریافتیها. جدول وظایف برای مدیریت کارهای اجرایی. جدول جلسات برای ثبت جلسات پروژه. جدول مصوبات برای پیگیری تصمیمهای جلسه. جدول فایلها برای مدارک و مستندات پروژه. بعد میتوان نقشها را تعریف کرد: مدیر پروژه عضو تیم واحد مالی مدیرعامل کارفرما مدیر سامانه هر نقش فقط اطلاعات موردنیاز خودش را میبیند. مدیر پروژه وضعیت اجرایی را میبیند. واحد مالی پرداختها را بررسی میکند. کارفرما از طریق درگاه فقط وضعیت پروژه و گزارشهای مجاز خودش را مشاهده میکند. مدیرعامل داشبورد کلی پروژهها را میبیند. اینجا ایرشیت از یک ابزار مدیریت پروژه فراتر میرود و یک سامانه عملیاتی کامل برای مدیریت پروژه، قرارداد، مالی و ارتباط با کارفرما میسازد. مثال کاربردی: مدیریت وظایف داخلی اگر یک تیم فقط بخواهد کارهای روزانه خود را مدیریت کند، ابزار مدیریت پروژه میتواند کافی باشد. مثلاً: وظایف امروز وظایف در حال انجام وظایف انجامشده مسئول هر کار تاریخ تحویل کامنتها و فایلها اما اگر همین وظایف بخشی از یک فرایند بزرگتر باشند، ایرشیت انتخاب کاملتری میشود. مثلاً وظایف به درخواستهای داخلی وصل باشند. هر درخواست به یک واحد سازمانی مربوط باشد. هر واحد داشبورد جدا داشته باشد. مدیر فقط درخواستهای واحد خودش را ببیند. کاربر عادی فقط درخواست خودش را پیگیری کند. خودکارسازی، وظایف لازم را بعد از ثبت درخواست بسازد. در این حالت، موضوع فقط مدیریت وظیفه نیست؛ بلکه طراحی فرایند سازمانی است. چه زمانی ابزار مدیریت پروژه کافی است؟ ابزار مدیریت پروژه زمانی مناسب است که نیاز اصلی شما مدیریت کارها، وظایف، زمانبندی و همکاری تیمی باشد. مثلاً: تقسیم وظایف بین اعضای تیم پیگیری پیشرفت پروژه مدیریت برد کانبان ثبت مهلت انجام کارها کامنتگذاری روی تسکها مشاهده وضعیت انجام کارها اگر نیاز شما در همین محدوده است، یک ابزار مدیریت پروژه میتواند انتخاب مناسبی باشد. چه زمانی ایرشیت انتخاب بهتری است؟ ایرشیت زمانی مناسبتر است که مدیریت پروژه فقط بخشی از نیاز شما باشد و بخواهید اطلاعات و فرایندهای بیشتری را هم کنار آن مدیریت کنید. مثلاً زمانی که نیاز دارید: پروژهها به مشتریان و قراردادها وصل شوند. پرداختها و وضعیت مالی پروژهها مدیریت شود. جلسات و مصوبات پروژه ثبت شوند. کارفرما از طریق درگاه وضعیت پروژه را ببیند. دسترسیها در سطح رکورد و فیلد کنترل شود. داشبورد مدیریتی ترکیبی ساخته شود. فرمهای ثبت درخواست یا گزارش پیشرفت داشته باشید. فرایندهای داخلی سازمان را کنار پروژهها مدیریت کنید. دادههای پروژه با سایر بخشهای سازمان مرتبط شوند. در این شرایط، ایرشیت انتخاب کاملتری است. جمعبندی ابزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت وظایف، زمانبندی، پیشرفت کارها و همکاری تیمی بسیار مناسب هستند. اما ایرشیت یک پلتفرم ساخت سامانه است و میتواند علاوه بر مدیریت پروژه، دادهها، فرایندها، فرمها، درگاهها، نقشها، دسترسیها، داشبوردها و ارتباط بین بخشهای مختلف سازمان را هم پوشش دهد. در ابزار مدیریت پروژه، تمرکز اصلی روی وظایف و اجرای پروژه است. در ایرشیت، تمرکز روی طراحی سامانهای است که میتواند پروژه، مشتری، قرارداد، پرداخت، جلسه، مصوبه، فایل، گزارش و دسترسی را کنار هم مدیریت کند. اگر فقط میخواهید وظایف تیم را مدیریت کنید، ابزار مدیریت پروژه میتواند کافی باشد. اما اگر میخواهید سامانهای بسازید که مدیریت پروژه را به دادهها، فرایندها، گزارشها و نقشهای سازمانی متصل کند، ایرشیت گزینه منعطفتر و کاملتری است.