چه پروژههایی را میتوان با ایرشیت انجام داد؟
ایرشیت برای ساخت سامانههای کاری، اطلاعاتی و فرایندی استفاده میشود؛ یعنی هر جایی که شما با داده، فرم، فرایند، نقش، دسترسی، گزارش و پیگیری سروکار دارید، میتوانید از ایرشیت برای ساخت یک سامانه متناسب با نیاز خود استفاده کنید. به زبان ساده، اگر کاری در سازمان شما با اکسل، فرمهای پراکنده، پیامرسانها، فایلهای جداگانه یا پیگیریهای دستی انجام میشود، احتمال زیادی وجود دارد که بتوان آن را در ایرشیت به یک سامانه منظم و قابل گزارش تبدیل کرد. ایرشیت برای پروژههایی مناسب است که در آنها چند سؤال مهم وجود دارد: چه اطلاعاتی باید ثبت شود؟ چه کسانی با این اطلاعات کار میکنند؟ هر کاربر چه چیزی را باید ببیند؟ فرایند از چه مراحلی عبور میکند؟ چه گزارشهایی لازم است؟ چه اطلاعاتی باید قابل پیگیری باشد؟ در ادامه، چند نمونه از پروژههایی را بررسی میکنیم که میتوان با ایرشیت طراحی و پیادهسازی کرد. ۱. سامانه مدیریت درخواستهای داخلی یکی از کاربردیترین پروژههایی که میتوان با ایرشیت انجام داد، سامانه ثبت و پیگیری درخواستهای داخلی است. در بسیاری از سازمانها، درخواستها از طریق پیامرسان، تماس تلفنی، ایمیل یا فایل اکسل ثبت میشوند. این روش باعث میشود درخواستها گم شوند، وضعیت آنها مشخص نباشد و مدیران گزارش دقیقی نداشته باشند. در ایرشیت میتوان سامانهای ساخت که کاربران از طریق فرم درخواست خود را ثبت کنند، هر درخواست وضعیت مشخص داشته باشد، مسئول پیگیری برای آن تعیین شود و مدیران بتوانند از طریق داشبورد وضعیت کلی درخواستها را ببینند. نمونه درخواستها: درخواست خرید درخواست پشتیبانی داخلی درخواست منابع انسانی درخواست فناوری اطلاعات درخواست تعمیرات درخواست اداری درخواست مالی بخشهای اصلی این سامانه میتواند شامل موارد زیر باشد: جدول درخواستها فرم ثبت درخواست نمای درخواستهای من نمای درخواستهای در حال بررسی نمای فرایند رسیدگی داشبورد مدیریتی نقش کارمند، مدیر واحد، کارشناس بررسی و مدیر سامانه ۲. سامانه پشتیبانی مشتریان و تیکتینگ با ایرشیت میتوان سامانه پشتیبانی مشتریان طراحی کرد؛ سامانهای که مشتریان بتوانند درخواست یا مشکل خود را ثبت کنند و تیم پشتیبانی آن را مرحلهبهمرحله پیگیری کند. در این سامانه، هر تیکت میتواند وضعیت، اولویت، نوع مشکل، مسئول پیگیری، تاریخ ثبت و فایل پیوست داشته باشد. فرایند رسیدگی میتواند شامل این مراحل باشد: ثبت شده در حال بررسی در انتظار پاسخ مشتری حل شده بسته شده امکانات پیشنهادی: فرم ثبت تیکت درگاه مشتریان برای مشاهده تیکتهای خود نمای تیکتهای فوری نمای تیکتهای بدون مسئول داشبورد عملکرد پشتیبانی خودکارسازی اطلاعرسانی برای تیکتهای فوری این پروژه برای شرکتهای خدماتی، نرمافزاری، آموزشی، فروشگاهی و هر کسبوکاری که با مشتریان ارتباط مستمر دارد بسیار کاربردی است. ۳. سامانه مدیریت مشتریان و CRM اختصاصی یکی از پروژههای مهم در ایرشیت، ساخت CRM اختصاصی است. CRM آماده همیشه با مدل فروش و ارتباط با مشتری در همه سازمانها هماهنگ نیست. در ایرشیت میتوان سامانه مدیریت مشتریان را دقیقاً بر اساس فرایند فروش، نوع مشتریان و گزارشهای موردنیاز سازمان طراحی کرد. بخشهای اصلی: جدول مشتریان جدول سرنخها جدول فرصتهای فروش جدول پیگیریها جدول سفارشها جدول پرداختها جدول قراردادها داشبورد فروش نمونه نماها: مشتریان فعال مشتریان بدون پیگیری فرصتهای فروش باز فرصتهای موفق سفارشهای در انتظار پرداخت مشتریان با بیشترین خرید نمونه داشبوردها: تعداد مشتریان فعال فروش هر کارشناس فرصتها بر اساس مرحله فروش مشتریان برتر سفارشهای پرداختنشده نرخ تبدیل سرنخ به مشتری ۴. سامانه فروش، سفارش و پرداخت اگر کسبوکار شما سفارش، محصول، پرداخت و ارسال دارد، میتوانید با ایرشیت یک سامانه فروش داخلی طراحی کنید. در این سامانه میتوان محصولات، سفارشها، مشتریان، پرداختها و وضعیت ارسال را مدیریت کرد. جدولهای پیشنهادی: مشتریان محصولات سفارشها آیتمهای سفارش پرداختها ارسالها فرایند سفارش میتواند شامل این مراحل باشد: ثبت سفارش در انتظار پرداخت پرداخت شده در حال آمادهسازی ارسال شده تحویل شده لغو شده امکانات کاربردی: فرم ثبت سفارش ویترین محصولات داشبورد فروش گزارش پرداختها فیلتر سفارشهای آماده ارسال خودکارسازی تغییر وضعیت بعد از پرداخت ۵. سامانه مدیریت قراردادها و مستندات در بسیاری از سازمانها، قراردادها در پوشهها، فایلها، ایمیلها یا پیامرسانها پراکندهاند. با ایرشیت میتوان سامانهای برای مدیریت قراردادها و اسناد مرتبط طراحی کرد. بخشهای اصلی: جدول قراردادها جدول طرفهای قرارداد جدول پرداختها جدول الحاقیهها جدول پیگیریهای حقوقی فیلد فایل برای بارگذاری نسخه قرارداد فیلدهای مهم: عنوان قرارداد طرف قرارداد مبلغ قرارداد تاریخ شروع تاریخ پایان وضعیت قرارداد فایل قرارداد مسئول پیگیری توضیحات حقوقی نماهای کاربردی: قراردادهای فعال قراردادهای نزدیک به پایان قراردادهای منقضیشده قراردادهای در انتظار تمدید قراردادهای آرشیوی این سامانه برای واحدهای حقوقی، مالی، اداری و مدیریت سازمان بسیار مفید است. ۶. سامانه مدیریت پروژهها و وظایف ایرشیت میتواند برای مدیریت پروژهها هم استفاده شود، اما فراتر از یک ابزار ساده مدیریت وظایف. در ایرشیت میتوان پروژه، وظیفه، اعضای تیم، جلسات، مصوبات، فایلها، قراردادها و پرداختهای پروژه را به هم متصل کرد. جدولهای پیشنهادی: پروژهها وظایف اعضای تیم جلسات مصوبات فایلها کارفرماها پرداختها نماهای کاربردی: وظایف من وظایف عقبافتاده وظایف فوری پروژههای فعال پروژههای نزدیک به موعد تحویل نمای فرایند وظایف داشبورد مدیریتی: تعداد پروژههای فعال درصد پیشرفت پروژهها وظایف باز وظایف عقبافتاده عملکرد اعضای تیم وضعیت مالی پروژهها ۷. سامانه مدیریت جلسات و مصوبات یکی از پروژههای بسیار کاربردی برای سازمانها، سامانه مدیریت جلسات و مصوبات است. در این سامانه میتوان جلسات را ثبت کرد، شرکتکنندگان را مشخص کرد، دستور جلسه نوشت، مصوبات را ثبت کرد و برای هر مصوبه مسئول و مهلت انجام تعیین کرد. جدولهای پیشنهادی: جلسات مصوبات شرکتکنندگان واحدهای سازمانی پیوستها فیلدهای مهم در مصوبات: عنوان مصوبه جلسه مرتبط مسئول اجرا مهلت انجام وضعیت پیگیری توضیحات فایل پیوست نماهای کاربردی: جلسات آینده جلسات برگزارشده مصوبات باز مصوبات عقبافتاده مصوبات من تقویم جلسات ۸. سامانه منابع انسانی با ایرشیت میتوان بخشهایی از مدیریت منابع انسانی را سامانهسازی کرد. نمونه پروژهها: سامانه درخواست مرخصی سامانه جذب و استخدام سامانه پرونده پرسنلی سامانه ارزیابی عملکرد سامانه آموزش کارکنان سامانه درخواستهای پرسنلی مثلاً در سامانه درخواست مرخصی: کارمند فرم درخواست مرخصی را تکمیل میکند. مدیر واحد درخواست را بررسی میکند. منابع انسانی تأیید نهایی را ثبت میکند. کارمند وضعیت درخواست خود را مشاهده میکند. مدیر منابع انسانی داشبورد مرخصیها را میبیند. نقشها: کارمند مدیر واحد منابع انسانی مدیر ارشد مدیر سامانه ۹. سامانه جذب و استخدام برای مدیریت فرایند جذب نیرو، ایرشیت میتواند بسیار کاربردی باشد. جدولهای پیشنهادی: فرصتهای شغلی متقاضیان رزومهها مصاحبهها ارزیابیها پیشنهاد همکاری فرایند جذب: دریافت رزومه بررسی اولیه مصاحبه منابع انسانی مصاحبه تخصصی ارزیابی نهایی ارسال پیشنهاد استخدام شده رد شده امکانات: فرم ارسال رزومه بارگذاری فایل رزومه نمای فرایند جذب داشبورد تعداد متقاضیان فیلتر متقاضیان بر اساس موقعیت شغلی ثبت نتیجه مصاحبهها ۱۰. سامانه آموزشی و مدیریت دورهها ایرشیت برای آموزشگاهها، مدارس، مراکز آموزشی و تیمهای آموزشی بسیار کاربردی است. بخشهای اصلی: دانشجویان دورهها مدرسها ثبتنامها پرداختها کلاسها حضور و غیاب گواهیها نماهای کاربردی: ویترین دورهها تقویم کلاسها ثبتنامهای در انتظار پرداخت دانشجویان هر دوره پرداختهای ناقص دورههای فعال دورههای پایانیافته داشبورد آموزشی: تعداد ثبتنامها دورههای پرمخاطب مجموع پرداختیها ثبتنامها بر اساس ماه وضعیت پرداخت دانشجویان عملکرد دورهها ۱۱. سامانه رزرو اتاق جلسه و امکانات اگر سازمان شما اتاق جلسه، تجهیزات، خودرو، سالن یا امکانات قابل رزرو دارد، میتوانید با ایرشیت سامانه رزرو بسازید. جدولهای پیشنهادی: امکانات قابل رزرو رزروها کاربران واحدهای سازمانی فیلدهای مهم: عنوان رزرو درخواستدهنده امکان انتخابشده تاریخ و ساعت شروع تاریخ و ساعت پایان وضعیت رزرو توضیحات نماها: تقویم رزروها رزروهای من رزروهای در انتظار تأیید رزروهای امروز رزروهای هر واحد این سامانه کمک میکند تداخل برنامهها کاهش پیدا کند و استفاده از امکانات سازمان شفافتر شود. ۱۲. سامانه مدیریت انبار ساده برای سازمانهایی که نیاز به مدیریت ساده کالا، ورود و خروج و موجودی دارند، ایرشیت میتواند سامانه انبار سبک طراحی کند. جدولهای پیشنهادی: کالاها دستهبندی کالا ورود کالا خروج کالا درخواست کالا تأمینکنندگان امکانات: ثبت ورود کالا ثبت خروج کالا مشاهده موجودی درخواست کالا توسط واحدها داشبورد کالاهای کمموجودی فیلتر کالاهای ناموجود البته اگر سازمان نیاز به حسابداری انبار بسیار تخصصی و پیچیده داشته باشد، ممکن است نرمافزار تخصصی انبار مناسبتر باشد؛ اما برای مدیریت عملیاتی و داخلی، ایرشیت گزینه بسیار خوبی است. ۱۳. سامانه مدیریت هزینهها و درآمدها برای تیمها، مدارس، خیریهها، آموزشگاهها یا کسبوکارهای کوچک، میتوان سامانه ثبت هزینه و درآمد ساخت. جدولهای پیشنهادی: هزینهها درآمدها دستهبندی مالی پروژهها یا واحدها پرداختها اسناد و رسیدها امکانات: فرم ثبت هزینه بارگذاری رسید پرداخت دستهبندی هزینهها داشبورد درآمد و هزینه گزارش ماهانه فیلتر هزینهها بر اساس پروژه یا واحد این سامانه جایگزین نرمافزار حسابداری تخصصی نیست، اما برای مدیریت داخلی، گزارشگیری و کنترل هزینهها بسیار مفید است. ۱۴. سامانه خیریه و مدیریت طرحهای حمایتی برای خیریهها و گروههای حمایتی، ایرشیت میتواند بسیار کاربردی باشد. جدولهای پیشنهادی: خانوادههای تحت حمایت طرحهای حمایتی حامیان پرداختها گزارشها مدارک پیگیریها امکانات: ثبت طرح حمایتی مدیریت پرداختهای حامیان بارگذاری مدارک گزارش پرداختها پیگیری وضعیت خانوادهها درگاه حامیان برای مشاهده گزارش طرحها نمونه داشبورد: مجموع کمکهای جمعآوریشده تعداد طرحهای فعال تعداد خانوادههای تحت حمایت طرحهای تکمیلشده پرداختهای هر حامی طرحهای نیازمند پیگیری ۱۵. سامانه مدیریت شکایات و بازخوردها سازمانها میتوانند با ایرشیت سامانهای برای ثبت، پیگیری و تحلیل شکایات و بازخوردها بسازند. جدولهای پیشنهادی: شکایات مشتریان یا مراجعهکنندگان واحدهای مرتبط اقدامات اصلاحی پاسخها فرایند: ثبت شکایت بررسی اولیه ارجاع به واحد مربوطه اقدام اصلاحی پاسخ به ثبتکننده بسته شدن پرونده داشبورد: تعداد شکایات باز شکایات بر اساس واحد میانگین زمان رسیدگی موضوعات پرتکرار شکایات فوری ۱۶. سامانه مدیریت داراییها و تجهیزات برای سازمانهایی که تجهیزات، دستگاهها، لپتاپها، خودروها یا داراییهای قابل پیگیری دارند، ایرشیت میتواند سامانه مدیریت دارایی بسازد. جدولهای پیشنهادی: داراییها کاربران تحویلگیرنده واحدها سوابق تعمیر سوابق تحویل فایلها و مدارک فیلدهای مهم: کد دارایی نام دارایی نوع دارایی وضعیت تحویلگیرنده تاریخ تحویل تاریخ خرید فایل ضمانتنامه توضیحات نماها: داراییهای فعال داراییهای تحویلشده داراییهای نیازمند تعمیر داراییهای هر واحد داراییهای آرشیوی ۱۷. سامانه مدیریت مدارک و پروندهها در بسیاری از سازمانها، مدارک و فایلها پراکنده هستند. با ایرشیت میتوان سامانه مدیریت مدارک ساخت. کاربردها: پرونده مشتریان پرونده پرسنلی پرونده قراردادها پرونده پروژهها پرونده دانشجویان پرونده تأمینکنندگان امکانات: بارگذاری فایل دستهبندی مدارک تعیین وضعیت مدارک ثبت تاریخ انقضا هشدار برای مدارک نزدیک به پایان کنترل دسترسی به فایلهای حساس ۱۸. سامانه مدیریت تأمینکنندگان برای واحدهای خرید و تدارکات، ایرشیت میتواند سامانه مدیریت تأمینکنندگان ایجاد کند. جدولهای پیشنهادی: تأمینکنندگان استعلامها پیشنهاد قیمتها قراردادها پرداختها ارزیابی تأمینکننده امکانات: ثبت اطلاعات تأمینکنندگان ثبت استعلام قیمت مقایسه پیشنهادها امتیازدهی به تأمینکنندگان داشبورد خرید آرشیو قراردادها و مستندات ۱۹. سامانه مدیریت محتوای داخلی برای تیمهای تولید محتوا و بازاریابی، ایرشیت میتواند به عنوان سامانه برنامهریزی، تولید و انتشار محتوا استفاده شود. جدولهای پیشنهادی: ایدههای محتوا تقویم محتوا نویسندگان طراحان کانالهای انتشار وضعیت تولید فایلها فرایند: ایده در حال نگارش در حال طراحی در انتظار تأیید آماده انتشار منتشر شده آرشیو شده نماها: تقویم انتشار محتواهای در انتظار تأیید محتواهای هر نویسنده محتواهای منتشرشده داشبورد تولید محتوا ۲۰. سامانههای اختصاصی برای صنایع مختلف ایرشیت محدود به یک حوزه خاص نیست. میتوان برای صنایع مختلف سامانههای متنوع ساخت. برای مدارس: ثبت دانشآموزان مدیریت شهریه ثبت هزینه و درآمد پیگیری امور آموزشی مدیریت جلسات اولیا فرمهای داخلی مدرسه برای آموزشگاهها: دورهها ثبتنامها پرداختها کلاسها مدرسها حضور و غیاب برای باشگاهها: اعضا اشتراکها برنامه تمرینی پرداختها رزرو کلاسها مربیان برای شرکتهای خدماتی: مشتریان درخواست خدمات پروژهها نیروهای اجرایی فاکتورها پشتیبانی برای خیریهها: طرحها حامیان پرداختها خانوادهها گزارشها مدارک برای تیمهای فروش: مشتریان فرصتها پیگیریها سفارشها پرداختها داشبورد فروش جمعبندی با ایرشیت میتوان پروژههای زیادی را انجام داد؛ از سامانههای ساده مثل فرم ثبت درخواست و لیست مشتریان، تا سامانههای پیشرفتهتر مثل CRM اختصاصی، مدیریت پروژه، پشتیبانی مشتریان، منابع انسانی، قراردادها، آموزش، خیریه و مدیریت فرایندهای سازمانی. مهمترین نکته این است که ایرشیت فقط برای ثبت اطلاعات نیست؛ بلکه برای ساخت سامانههایی کاربرد دارد که در آنها دادهها، کاربران، نقشها، فرمها، فرایندها، دسترسیها و گزارشها کنار هم قرار میگیرند. به طور خلاصه، هر پروژهای که شامل این موارد باشد، میتواند گزینه مناسبی برای پیادهسازی در ایرشیت باشد: ثبت اطلاعات ساختاریافته فرمهای ورود اطلاعات نمایشهای مختلف برای کاربران مختلف فرایندهای چندمرحلهای کنترل دسترسی داشبورد و گزارش مدیریت فایلها و پیوستها درگاه کاربری خودکارسازی کارهای تکراری آرشیو و پیگیری سوابق ایرشیت برای سازمانهایی مناسب است که میخواهند از فایلهای پراکنده، پیگیریهای دستی و ابزارهای جداگانه فاصله بگیرند و به یک سامانه منظم، قابل توسعه و متناسب با نیاز خود برسند.