چه زمانی اکسل کافی است و چه زمانی باید سراغ ایرشیت رفت؟
اکسل یکی از پرکاربردترین ابزارها برای ثبت، محاسبه و تحلیل دادههاست. بسیاری از افراد و سازمانها سالهاست برای کارهای مختلف از اکسل استفاده میکنند؛ از بودجهبندی و گزارشهای مالی گرفته تا لیست مشتریان، برنامهریزی کارها، ثبت سفارشها و پیگیری اطلاعات روزانه.اما با بزرگتر شدن کار، افزایش تعداد کاربران، زیاد شدن دادهها و نیاز به فرم، دسترسی، فرایند، داشبورد و گزارشهای دقیقتر، اکسل کمکم محدودیتهای خودش را نشان میدهد.
اینجاست که این سؤال مطرح میشود:
چه زمانی اکسل کافی است و چه زمانی باید سراغ ایرشیت رفت؟
پاسخ کوتاه این است:
اگر فقط با یک فایل ساده، داده محدود و کار شخصی یا سبک سروکار دارید، اکسل میتواند کافی باشد.
اما اگر میخواهید یک سامانه قابل استفاده برای چند کاربر، چند نقش، چند فرایند و چند نوع گزارش بسازید، ایرشیت انتخاب مناسبتری است.
اکسل چه زمانی کافی است؟
اکسل زمانی گزینه خوبی است که کار شما ساده، محدود و بیشتر شخصی یا تحلیلی باشد.
برای مثال، اگر میخواهید یک جدول ساده برای ثبت هزینههای شخصی بسازید، اکسل کاملاً مناسب است.
یا اگر میخواهید چند عدد را محاسبه کنید، فرمول بزنید، نمودار ساده بسازید یا یک گزارش موقت آماده کنید، اکسل ابزار سریع و شناختهشدهای است.
اکسل برای این موارد بسیار کاربردی است:
ثبت اطلاعات محدود
محاسبات عددی
بودجهبندی ساده
تحلیلهای شخصی
گزارشهای موقت
لیستهای کوچک
خروجیگیری و مرتبسازی سریع
کارهای یکنفره یا کمکاربره
برای مثال، اگر یک نفر میخواهد لیست ۳۰ مشتری را فقط برای خودش نگهداری کند، نام، شماره تماس و توضیحات را ثبت کند و گهگاهی آن را مرتب کند، اکسل کافی است.
یا اگر مدیر مالی میخواهد یک فایل ساده برای محاسبه هزینههای ماهانه بسازد، اکسل ابزار مناسبی است.
چه زمانی اکسل شروع به محدود شدن میکند؟
مشکل زمانی شروع میشود که فایل اکسل از یک ابزار ساده ثبت اطلاعات، تبدیل به مرکز اصلی مدیریت یک کار یا فرایند سازمانی میشود.
مثلاً وقتی چند نفر همزمان باید روی اطلاعات کار کنند.
وقتی هر کاربر نباید همه اطلاعات را ببیند.
وقتی لازم است کاربران فقط فرم سادهای را تکمیل کنند، نه اینکه وارد فایل اصلی شوند.
وقتی دادهها به هم وابستهاند؛ مثلاً مشتری، سفارش، پرداخت و قرارداد باید به هم وصل باشند.
وقتی فرایند چندمرحلهای دارید؛ مثلاً درخواست باید ثبت، بررسی، تأیید، اجرا و بسته شود.
وقتی مدیر نیاز به داشبورد زنده و گزارش دقیق دارد.
وقتی اطلاعات زیادی در فایلهای مختلف پخش شده و پیدا کردن دادهها سخت شده است.
در این نقطه، اکسل دیگر فقط یک ابزار ساده نیست؛ بلکه بار یک سامانه را به دوش میکشد. و اینجاست که معمولاً خطا، تکرار، سردرگمی و بینظمی ایجاد میشود.
نشانه اول: چند نفر باید همزمان با دادهها کار کنند
اگر فقط یک نفر با فایل کار میکند، اکسل معمولاً کافی است.
اما وقتی چند نفر از یک تیم یا سازمان باید اطلاعات ثبت کنند، ویرایش کنند، پیگیری کنند یا گزارش بگیرند، اکسل محدود میشود.
برای مثال، در یک تیم فروش، چند کارشناس فروش مشتریان را ثبت میکنند. مدیر فروش میخواهد وضعیت پیگیریها را ببیند. واحد مالی میخواهد پرداختها را بررسی کند. واحد پشتیبانی هم نیاز دارد سوابق مشتری را مشاهده کند.
اگر همه این اطلاعات در یک فایل اکسل باشد، کنترل اینکه چه کسی چه چیزی را ببیند یا ویرایش کند سخت میشود.
در ایرشیت میتوان برای هر نقش، دسترسی جدا تعریف کرد.
کارشناس فروش فقط مشتریان خودش را ببیند.
مدیر فروش همه مشتریان را مشاهده کند.
واحد مالی فقط فیلدهای مالی و پرداختها را ببیند.
مدیرعامل فقط داشبورد و گزارشهای مدیریتی را مشاهده کند.
پس وقتی کار چندنفره و نقشمحور میشود، ایرشیت انتخاب مناسبتری است.
نشانه دوم: دادهها به هم ارتباط دارند
در اکسل، معمولاً اطلاعات در چند شیت یا چند فایل جداگانه ذخیره میشود.
مثلاً یک فایل برای مشتریان، یک فایل برای سفارشها، یک فایل برای پرداختها و یک فایل برای قراردادها.
اگر این اطلاعات به هم درست وصل نباشند، خیلی زود تکرار و خطا ایجاد میشود.
برای مثال، ممکن است نام و شماره تماس یک مشتری در چند فایل مختلف تکرار شود. اگر شماره تماس مشتری تغییر کند، باید همه فایلها اصلاح شوند. اگر یکی از فایلها بهروزرسانی نشود، دادهها ناهماهنگ میشوند.
در ایرشیت میتوان موجودیتها را جداگانه ساخت و بین آنها ارتباط ایجاد کرد.
مثلاً:
جدول مشتریان
جدول سفارشها
جدول پرداختها
جدول قراردادها
هر سفارش به یک مشتری لینک میشود.
هر پرداخت به یک سفارش وصل میشود.
هر قرارداد به مشتری مربوطه متصل میشود.
با این روش، اطلاعات تکراری نمیشوند و ارتباط بین دادهها شفافتر است.
پس اگر دادههای شما فقط یک لیست ساده نیستند و بین آنها رابطه وجود دارد، بهتر است سراغ ایرشیت بروید.
نشانه سوم: نیاز به فرم دارید
در اکسل، کاربران معمولاً باید مستقیماً داخل فایل اطلاعات وارد کنند.
این موضوع ممکن است باعث خراب شدن ساختار فایل، حذف اشتباهی فرمولها، تغییر ستونها یا ثبت اطلاعات ناقص شود.
اما در ایرشیت میتوان برای ورود اطلاعات، فرم طراحی کرد.
برای مثال، در سامانه پشتیبانی، مشتری یا کاربر داخلی فقط فرم ثبت درخواست را میبیند.
او نام، شماره تماس، عنوان مشکل، توضیحات و فایل پیوست را وارد میکند.
اما فیلدهایی مثل وضعیت، مسئول پیگیری، نتیجه بررسی و توضیحات داخلی برای تیم پشتیبانی باقی میماند و در فرم نمایش داده نمیشود.
این کار باعث میشود ورود اطلاعات کنترلشدهتر، سادهتر و تمیزتر باشد.
پس اگر افراد مختلف باید اطلاعات ثبت کنند، اما نباید وارد ساختار اصلی دادهها شوند، ایرشیت انتخاب بهتری است.
نشانه چهارم: اطلاعات باید مرحلهبهمرحله پیگیری شوند
اکسل برای ثبت اطلاعات مناسب است، اما برای مدیریت فرایندهای کاری چندمرحلهای محدودیت دارد.
برای مثال، در یک سامانه درخواست خرید، رکورد فقط یک ردیف ساده نیست. این درخواست باید چند مرحله طی کند:
ثبت درخواست
بررسی مدیر واحد
بررسی مالی
استعلام قیمت
اقدام خرید
تحویل کالا
بسته شدن درخواست
در اکسل میتوان یک ستون وضعیت داشت، اما مدیریت واقعی فرایند، مسئول هر مرحله، دسترسی هر نقش، گزارش وضعیتها و پیگیری رکوردها سخت میشود.
در ایرشیت میتوان نمای فرایند ساخت.
هر درخواست به صورت یک کارت در مرحله مربوط به خودش قرار میگیرد. کاربران با توجه به نقش خود، فقط بخشهای مجاز را میبینند و رکوردها مرحلهبهمرحله جلو میروند.
پس اگر کار شما فقط ثبت اطلاعات نیست و نیاز به پیگیری مرحلهای دارد، ایرشیت مناسبتر است.
نشانه پنجم: نیاز به دسترسی دقیق دارید
در اکسل کنترل دسترسی معمولاً محدودتر است.
ممکن است فایل را برای چند نفر ارسال کنید یا در یک فضای مشترک قرار دهید. اما اینکه هر کاربر فقط ردیفهای خودش را ببیند، فقط بعضی ستونها را ویرایش کند، یا فقط به یک نمای خاص دسترسی داشته باشد، کار سادهای نیست.
در ایرشیت میتوان دسترسیها را دقیقتر طراحی کرد:
دسترسی به جدول
دسترسی به رکورد
دسترسی به فیلد
دسترسی به نما
دسترسی به درگاه
دسترسی مشاهده، ایجاد، ویرایش و حذف
برای مثال، در سامانه مرخصی:
کارمند فقط درخواستهای خودش را میبیند.
مدیر واحد فقط درخواستهای کارکنان واحد خودش را میبیند.
منابع انسانی همه درخواستها را بررسی میکند.
مدیرعامل فقط داشبورد را مشاهده میکند.
اگر اطلاعات شما حساس است یا کاربران مختلف باید سطح دسترسی متفاوت داشته باشند، اکسل کافی نیست و ایرشیت انتخاب مناسبتری است.
نشانه ششم: به داشبورد و گزارش زنده نیاز دارید
در اکسل میتوان نمودار و گزارش ساخت، اما معمولاً نیاز به تنظیم دستی، فرمول، فایلهای بهروز و مراقبت از ساختار دارد.
اگر دادهها در چند فایل پراکنده باشند، گزارشگیری سختتر میشود.
در ایرشیت، چون دادهها ساختاریافته و مرتبط هستند، میتوان داشبوردهای مدیریتی ساخت.
برای مثال، در داشبورد فروش:
تعداد سفارشها
مجموع فروش
سفارشهای پرداختشده
فروش هر کارشناس
مشتریان برتر
محصولات پرفروش
در داشبورد پشتیبانی:
تعداد تیکتهای باز
تیکتهای فوری
میانگین زمان رسیدگی
تیکتها بر اساس وضعیت
عملکرد کارشناسان
اگر مدیران شما نیاز دارند بدون بررسی فایلهای پراکنده، وضعیت کار را در یک نگاه ببینند، ایرشیت گزینه مناسبتری است.
نشانه هفتم: دادهها زیاد و شلوغ شدهاند
اگر فایل اکسل شما آنقدر بزرگ شده که پیدا کردن اطلاعات در آن سخت است، احتمالاً وقت آن رسیده که ساختار آن بازطراحی شود.
نشانههای شلوغ شدن فایل اکسل:
تعداد زیاد شیتها
ستونهای زیاد و نامشخص
اطلاعات تکراری
رنگبندیهای غیرقابل کنترل
فرمولهای پیچیده
فیلترهای دستی
نسخههای مختلف از یک فایل
سردرگمی کاربران
گزارشهای ناسازگار
در ایرشیت میتوان اطلاعات را به جدولهای جداگانه، نماهای فیلترشده، فرمهای مشخص، نقشهای جدا و داشبوردهای کاربردی تبدیل کرد.
پس وقتی فایل اکسل شما دیگر فقط یک فایل نیست و تبدیل به یک سامانه غیررسمی شده، بهتر است سراغ ایرشیت بروید.
نشانه هشتم: اطلاعات باید از طریق درگاه قابل مشاهده باشد
اکسل برای کاربر نهایی تجربه مناسبی ایجاد نمیکند.
برای مثال، اگر مشتری بخواهد وضعیت سفارش یا درخواست خودش را ببیند، ارسال فایل اکسل راه مناسبی نیست.
در ایرشیت میتوان درگاه طراحی کرد.
مثلاً درگاه مشتریان شامل:
ثبت درخواست جدید
درخواستهای من
سفارشهای من
وضعیت پرداخت
تیکتهای پشتیبانی
راهنما و اطلاعیهها
یا درگاه کارکنان شامل:
ثبت درخواست مرخصی
درخواستهای من
برنامه جلسات
فرمهای داخلی
اطلاعیهها
در درگاه، هر کاربر فقط اطلاعات مجاز خودش را میبیند.
اگر کاربران بیرونی یا داخلی باید بدون ورود به محیط اصلی، اطلاعات خود را ثبت یا پیگیری کنند، ایرشیت انتخاب بهتری است.
نشانه نهم: نیاز به خودکارسازی دارید
در اکسل بسیاری از کارها دستی انجام میشود.
مثلاً بعد از ثبت درخواست، کسی باید وضعیت را تغییر دهد.
بعد از پرداخت سفارش، کسی باید وضعیت ارسال را بهروزرسانی کند.
بعد از ثبت تیکت فوری، کسی باید به مدیر اطلاع دهد.
در ایرشیت میتوان خودکارسازی تعریف کرد.
برای مثال:
وقتی فرم درخواست ثبت شد، وضعیت روی «ثبت شده» قرار بگیرد.
اگر نوع درخواست مالی بود، مسئول مالی تعیین شود.
اگر تیکت فوری ثبت شد، به مدیر پشتیبانی اطلاع داده شود.
اگر سفارش پرداخت شد، وضعیت ارسال به «آماده ارسال» تغییر کند.
اگر مهلت یک وظیفه نزدیک شد، یادآوری ارسال شود.
اگر کارهای تکراری زیادی دارید که هر بار دستی انجام میشوند، ایرشیت میتواند این فرایندها را منظمتر و سریعتر کند.
مثال اول: لیست ساده مشتریان
اگر فقط ۵۰ مشتری دارید و یک نفر این اطلاعات را نگهداری میکند، اکسل کافی است.
اما اگر چند کارشناس فروش دارید، هر مشتری مسئول پیگیری دارد، پیگیریها باید ثبت شوند، سفارشها و پرداختها به مشتری وصل میشوند و مدیر فروش گزارش میخواهد، بهتر است از ایرشیت استفاده کنید.
در ایرشیت میتوانید داشته باشید:
جدول مشتریان
جدول پیگیریها
جدول سفارشها
جدول پرداختها
نمای مشتریان من
فرم ثبت مشتری جدید
داشبورد فروش
دسترسی جدا برای کارشناسان
مثال دوم: ثبت درخواستهای داخلی
اگر فقط گاهی چند درخواست ساده دارید و یک نفر آنها را در فایل ثبت میکند، اکسل میتواند کافی باشد.
اما اگر کارمندان باید فرم ثبت کنند، هر درخواست وضعیت داشته باشد، مدیر واحد تأیید کند، مسئول پیگیری مشخص شود و کاربر وضعیت درخواستش را ببیند، ایرشیت مناسبتر است.
در ایرشیت میتوانید بسازید:
فرم ثبت درخواست
جدول درخواستها
نمای درخواستهای من
نمای فرایند رسیدگی
نقش کارمند، مدیر واحد و کارشناس
داشبورد وضعیت درخواستها
خودکارسازی تعیین وضعیت اولیه
مثال سوم: مدیریت دورههای آموزشی
اگر فقط لیست سادهای از شرکتکنندگان یک دوره دارید، اکسل کافی است.
اما اگر چند دوره، چند مدرس، چند کلاس، ثبتنام، پرداخت، حضور و غیاب، تقویم کلاسها و داشبورد آموزشی دارید، ایرشیت انتخاب بهتری است.
در ایرشیت میتوانید داشته باشید:
جدول دانشجویان
جدول دورهها
جدول ثبتنامها
جدول پرداختها
جدول کلاسها
فرم ثبتنام
ویترین دورهها
تقویم کلاسها
داشبورد ثبتنام و پرداخت
جمعبندی: اکسل یا ایرشیت؟
اکسل برای شروع، تحلیلهای سریع، کارهای شخصی و دادههای محدود بسیار مفید است.
اما وقتی کار شما چندکاربره، فرایندمحور، قابل پیگیری، دارای نقش، دارای دسترسی، دارای فرم، دارای داشبورد و نیازمند ارتباط بین دادهها میشود، بهتر است سراغ ایرشیت بروید.
به طور خلاصه:
اکسل کافی است اگر:
دادهها کم و ساده هستند.
یک نفر یا تعداد کمی با فایل کار میکنند.
نیاز به دسترسی پیچیده ندارید.
فرایند چندمرحلهای ندارید.
گزارشها ساده و موقت هستند.
اطلاعات به هم ارتباط جدی ندارند.
ایرشیت مناسبتر است اگر:
چند نفر با نقشهای مختلف کار میکنند.
نیاز به فرم و درگاه دارید.
اطلاعات باید به هم مرتبط شوند.
فرایندها باید پیگیری شوند.
دسترسیها باید کنترل شوند.
داشبورد و گزارش مدیریتی لازم دارید.
خودکارسازی نیاز دارید.
میخواهید از دادههای پراکنده به یک سامانه منظم برسید.
در نهایت، اکسل برای مدیریت فایل عالی است؛ اما ایرشیت برای ساخت سامانه طراحی شده است.